Blog: Overstappen op S/4 HANA is een aanrader! | Door Gijs Roeven

Auteur: Gijs Roeven

Operationeel directeur Gijs Roeven is sinds 2001 actief in de SAP wereld. Hij begon met een implementatieproject voor een multinational in Nederland. Daarna was hij nauw betrokken bij diverse uitrolprojecten in Scandinavië, de Alpenlanden en Duitsland. Sinds 2005 richt Gijs zich volledig op MKB-klanten in de groothandel en discrete productie, in binnen- en buitenland. Veelal vervulde hij binnen A tot Z implementatieprojecten een combinatierol van projectleider en inhoudelijk logistiek consultant. Bij nieuwe projecten is Gijs bijna altijd vanaf het eerste klantcontact betrokken.

Peter Geelen

Wel of niet overstappen op S/4HANA? Het is een vraag die mij vaak gesteld wordt. Het antwoord is helder: overstappen. Ik leg graag uit waarom. En ik leg uit hoe u stapsgewijs overstapt van de oude naar de nieuwe situatie.

S/4HANA is SAP’s vernieuwde ERP-suite. SAP heeft de software vanaf de grond af opnieuw uitgedacht en opgebouwd. Ze hebben alle aspecten van hun bedrijfssoftware onder de loep genomen en – waar nodig – verbeterd. De motor onder S/4HANA is een in-memory HANA database. Door de rekenkracht en de snelheid die HANA biedt, is het systeem niet alleen sneller, maar ook gebruiksvriendelijker en gestroomlijnder geworden. Bovendien komen dankzij de real-time snelheden van HANA nieuwe businessmodellen binnen handbereik.

Xperi behoorde in 2017 tot de eerste Nederlandse SAP partners die bedrijven van het ‘oude’ SAP ECC naar SAP S/4HANA mocht converteren. Door die ervaring hebben we nu een goed beeld van voordelen die het overstappen op S/4HANA biedt. Bovendien weten we nu ook precies hoe je soepel overstapt naar S/4HANA.

Met S/4HANA wint u (veel) tijd
Een belangrijk voordeel van S/4HANA is snelheid. Het systeem zelf is extreem veel sneller waardoor wachttijden verdampen. Bovendien werkt het systeem prettiger omdat er minder handelingen nodig zijn. In het ‘oude’ SAP bijvoorbeeld, is er een transactie om een verkooporder te maken, er is een transactie om te monitoren op incomplete orders en er zijn transacties voor kredietissues en leverblokkades. U moet alles ‘halen’ om zicht te krijgen op de status van een order. Soms zijn er misschien wel zes, zeven transacties nodig om een goed beeld te krijgen. Binnen S/4HANA werkt dat wezenlijk anders. Daar ‘brengt’ het systeem alle benodigde informatie.

SAP gebruikt hiervoor SAP Fiori apps in de vorm van tegels. Zo’n tegel combineert en presenteert allerlei relevante gegevens. In één oogopslag zie je bijvoorbeeld dat er 150 ‘problemen’ zijn en waar die problemen zich bevinden. Kwestie van aanzetten en het werkt. In één oogopslag bent u bij.

Maakt u de overstap naar S/4HANA? Zorg dan dat alle voor uw organisatie relevante Fiori apps geactiveerd worden. Ook apps die u misschien nog niet nodig heeft. Zelf doen we dat ook voor onze klanten. We leren ze precies hoe ze nieuwe groepjes tegels kunnen verkennen en in gebruik nemen. We kunnen zelfs becijferen wat de tijdwinst is die onze klanten kunnen boeken. Keer op keer blijkt dat al die kleine brokjes tijdwinst behoorlijk optellen. Als u die apps niet bij aanvang activeert, moet u in een later stadium mogelijk extra consultancykosten maken om dat alsnog te laten doen.

De standaard van S/4HANA is eenvoudiger
Een ander belangrijk verschil ten opzichte van ECC is de eenvoud van het systeem. SAP S/4HANA is overzichtelijker en minder complex. Na een upgrade zijn processen veel simpeler afgebeeld. Gebruikers liften mee op al aangescherpte best practices.

Dat zit hem in kleine dingen. Een voorbeeld. Voor het aanmaken en wijzigen van klanten bijvoorbeeld, gebruikte u vroeger aparte transacties. Af en toe had SAP daar moeite mee. Bij sommige bedrijven kan een klant bijvoorbeeld ook leverancier zijn. Dat is in SAP S/4HANA eenvoudiger geworden. Klanten en leveranciers zijn in S/4HANA zogenaamde Business Partners geworden. U beheert al uw relaties nu in de app Business Partner. En dat is nog maar één voorbeeld.

Het voordeel van de verbeterde standaard is dat maatwerk vrijwel niet meer nodig is. Mijn tip: stick to the standard. Werk volgens de best practices van SAP, gebruik de beschikbare apps. Beperk uw maatwerk tot een absoluut minimum. Een upgrade vormt bovendien een heel mooi, natuurlijk moment om uw bestaande processen goed onder de loep te nemen en waar mogelijk te vereenvoudigen.

Klaar voor innovatie met S/4HANA
Snelheid, eenvoud en gebruiksgemak zijn voordelen die vanaf dag één renderen. Maar er is nóg een reden om te upgraden: innovatie. Door te upgraden naar S/4HANA wordt het veel makkelijker om vlot aan te haken bij nieuwe trends en ontwikkelingen. U bent in staat om op uw stabiele inrichting nieuwe business cases te kunnen opstellen. Met een upgrade zet u bovendien de basis neer om al de vele bestaande en toekomstige facetten van SAP te ontplooien.

Mijn tip: duik eens in de uitgebreide roadmap van SAP waarin allerlei toekomstige nieuwe ontwikkelingen beschreven worden. Klanten die gebruikmaken van S/4HANA kunnen hier relatief eenvoudig op meeliften.

Het pad naar conversie
Overstappen hoeft niet moeilijk te zijn. Op basis van onze ervaring, raden wij altijd aan om stapsgewijs te converteren.

Die conversie begint met het in kaart brengen van uw huidige SAP systeem. Aan de hand van die inventarisatie wordt duidelijk welke onderdelen van het ’nieuwe’ SAP allemaal geactiveerd moeten worden. Welke best practices gaat u gebruiken? Welke Fiori apps heeft u nodig? Wij hebben een Readiness Check ontwikkeld die precies aangeeft welke ‘simplifications’ mogelijk zijn. De check laat zien dat er voor Purchasing bijvoorbeeld 32 aanbevolen apps zijn, voor Cost Accounting 10 en voor General Ledger 3. Heel praktisch.

De daadwerkelijke conversie begint natuurlijk met een technische upgrade, gevolgd door een aantal migratiestappen. Daarna kunt u ervoor kiezen om alle van toepassing zijnde Fiori apps te activeren, ook de apps die u nog niet nodig heeft. Zelf helpen wij onze klanten altijd om aan de slag te gaan met de nieuwe functionaliteiten in het systeem. We leren ze ook hoe de nieuwe functionaliteit verkend, geactiveerd en toegevoegd kan worden. Door apps al te activeren, maar nog niet in gebruik te nemen, kunt u geleidelijk en in uw eigen tempo nieuwe functionaliteiten uitrollen.

Overigens waren enkele beschikbare tools van SAP nog niet helemaal op orde toen wij met onze eerste migratie startten in het voorjaar van 2017. Wij staan in nauw contact met SAP en droegen bij aan de verbetering van tooling die gebruikt wordt voor nabewerkingen van de technische migratie. In sommige scenario’s vallen we terug op beproefde functionaliteit die ook door SAP ondersteund zal blijven. Denk daarbij aan berichtsturing voor de combinatie van EDI-scenario’s, printjes uit het systeem en mailverkeer.

Wij raden onze klanten altijd aan om hun conversie agile aan te pakken. In tegenstelling tot vroeger, gaat een systeem niet meer met een big bang live. Pak de conversie stap voor stap, proces voor proces aan. Ga geleidelijk over. Creëer behapbare brokken.

Samenvattend: moet u nou wel of niet overstappen? Ik zeg doen. En ik help u graag om de juiste stappen te zetten, in de juiste volgorde.

Wilt u profiteren van de voordelen S/4HANA biedt? Bent u benieuwd naar onze expertise op dit gebied? Of wilt u eens een demo zien van SAP S/4HANA? Stuur me dan gerust een mail. Stuur deze naar info@xperi.nl of bel 073 – 7440 113.

 

•••